ALGEMENE VOORWAARDEN PUBLIFAIR
1. Toepasselijkheid van de algemene voorwaarden
1.1 Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op de contractuele verhouding en alle verbintenissen tussen de Organisator, enerzijds, en de Kandidaat-exposant of de Exposant, anderzijds, met betrekking tot de Aanvraag tot deelname, de Aanvaarding en de deelname aan de Beurs.
1.2 Door de indiening van de Aanvraag tot deelname overeenkomstig artikel 3 van deze Algemene Voorwaarden, verklaart de Kandidaat-exposant uitdrukkelijk dat alle verbintenissen tussen hem en de Organisator met betrekking tot de Beurs door deze Algemene Voorwaarden worden beheerst, met uitsluiting van zijn eigen algemene voorwaarden, zelfs als die later dan deze Algemene Voorwaarden zijn opgesteld.
1.3 Om geldig te zijn, moet elke afwijking van deze Algemene Voorwaarden voorafgaandelijk, uitdrukkelijk en schriftelijk door de Organisator worden aanvaard.
2. Tarieven, facturatie en betalingsvoorwaarden
2.1 De Exposant verklaart zich uitdrukkelijk akkoord met elektronische facturatie.
2.2 De verschuldigde bedragen worden als volgt gefactureerd:
- Een voorschot van 30% van het totaal wordt gefactureerd bij ontvangst van de aanvraag tot deelname;
- Het saldo van 70% wordt uiterlijk 60 dagen vóór de openingsdatum van de beurs gefactureerd.
- Technische bestellingen worden gefactureerd uiterlijk 30 dagen vóór de openingsdatum van de beurs te worden voldaan;
- Technische bestellingen zijn steeds onder voorbehoud van beschikbaarheid en worden pas definitief bevestigd na verificatie door de organisator.
2.3 Betalingen vanuit of in het buitenland
Bankkosten in verband met betalingen of terugbetalingen afkomstig van buitenlandse exposanten vallen ten laste van de exposant.
2.4 Recht van inhouding en pandgeving
De organisator beschikt over een recht van inhouding op alle goederen van de exposant die zich in de hallen bevinden naar aanleiding van het evenement, en dit tot op het ogenblik van volledige betaling van alle verschuldigde bedragen.
Vanaf de sluiting van het evenement wordt dit retentierecht omgezet in een pandrecht tot alle openstaande bedragen zijn voldaan.
De organisator en Nekkerhal behouden zich het recht voor de goederen tijdelijk op te slaan. De goederen worden vrijgegeven na volledige betaling van de facturen, vermeerderd met eventuele opslagkosten.
Indien de exposant niet alle openstaande bedragen betaalt binnen 15 dagen na de sluiting van het evenement, kunnen de organisator en Nekkerhal het pandrecht uitoefenen en de goederen verkopen om betaling te verkrijgen.
2.5 Betalingsvoorwaarden
- Facturen dienen uiterlijk binnen 30 dagen na factuurdatum te worden betaald, netto en zonder korting of verrekening.
- Indien een factuur minder dan 30 dagen vóór of na de openingsdatum van de beurs wordt opgemaakt, is deze contant betaalbaar bij ontvangst, netto en zonder korting of verrekening.
- Betalingen aan een vertegenwoordiger of aangestelde van de organisator zijn niet bevrijdend, tenzij voorafgaandelijk schriftelijk goedgekeurd door de organisator.
- Elk bezwaar tegen een factuur moet binnen 8 dagen na factuurdatum schriftelijk worden meegedeeld aan de organisator.
Een dergelijk bezwaar:
- heeft geen invloed op de verplichting tot betaling van andere opeisbare facturen;
- verleent geen recht om enige betalingsverplichting of andere verbintenis op te schorten.
2.6 Niet-tijdige betaling
Elke laattijdige betaling brengt, van rechtswege en zonder ingebrekestelling, de verplichting voor de exposant met zich mee om een verwijlintrest te betalen aan een tarief van 10% per jaar, onverminderd alle andere schadevergoedingen en interesten. Daarnaast zal een schadebeding van 10% van het factuurbedrag, met een minimum van 25,00 euro, verschuldigd zijn na ingebrekestelling in geval van niet-betaling gedurende meer dan één maand.
2.7 Afstand van deelname door de exposant of vermindering van de gevraagde oppervlakte of aanpassing van het gekozen type standplaats
De deelname aan de beurs door elke exposant vormt een wezenlijke voorwaarde voor het welslagen ervan, hetgeen door de exposant uitdrukkelijk wordt erkend. Vanaf de aanvaarding gebeurt de organisatie en planning van de beurs rekening houdend met en in functie van de deelname van de exposant.
Elke wijziging door de exposant aan zijn deelname heeft belangrijke gevolgen voor de organisatie en planning van de beurs, afhankelijk van de nabijheid van de openingsdatum.
De exposant heeft te allen tijde het recht om af te zien van zijn deelname, dan wel een vermindering van de gevraagde oppervlakte of een aanpassing van het gekozen type standplaats aan te vragen, onder de volgende voorwaarden.
2.7.1 Afstand van deelname
De exposant kan afstand doen van het contract per aangetekende brief en, behalve in geval van overmacht, mits betaling van een opzeggingsvergoeding waarvan het bedrag als volgt wordt bepaald:
1° Indien de afstand gebeurt minder dan 15 dagen vóór de opening van het evenement: 100% van de gefactureerde en/of factureerbare bedragen, met inbegrip van de kosten gemaakt door Publifair voor de inrichting van de leeggelaten standplaats.
2° Indien de afstand gebeurt tussen de 120e dag en de 15e dag vóór de opening van het evenement: 100% van de bedragen verbonden aan de huur van de standplaats (de kale oppervlakte en de open zijden), waarbij echter de kosten verbonden aan het gebruik van de stand die reeds werden gefactureerd (water, elektriciteit, schoonmaak…) worden gecrediteerd.
3° Indien de afstand gebeurt meer dan 120 dagen vóór de opening van het evenement: enkel het bedrag dat werd gefactureerd of factureerbaar is in de vorm van een voorschot is verschuldigd.
2.8 Vermindering van oppervlakte / aanpassing type standplaats
2.8.1 De organisator behoudt zich het recht voor om een aanvraag tot vermindering van oppervlakte of wijziging van het type standplaats naar eigen goeddunken te aanvaarden of te weigeren.
2.8.2 In geval van aanvaarding is de exposant, naast de verschuldigde bedragen voor de aangepaste oppervlakte of het gewijzigde type standplaats, van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een opzeggingsvergoeding verschuldigd gelijk aan het verschil tussen:
- de oorspronkelijke verschuldigde bedragen; en
- de aangepaste verschuldigde bedragen.+
2.8.3 In geval van niet-tijdige betaling van de in dit artikel bedoelde opzeggingsvergoedingen, zijn de bepalingen inzake niet-tijdige betaling van toepassing zoals voorzien in artikel 2.5.
3. Aanvraag tot deelname
3.1 Kandidaat-exposant dient zijn aanvraag tot deelname bij de Organisator in te dienen, hetzij door middel van het daartoe door de Organisator ter beschikking gestelde aanvraagformulier.
3.2 De indiening van de Aanvraag tot deelname door de Kandidaat-exposant overeenkomstig artikel 3.1 vormt een bindend en onherroepelijk aanbod van zijn kant om deel te nemen aan de Beurs onder de voorwaarden die vermeld zijn in deze Algemene Voorwaarden, in de Tariefvoorwaarden en in zijn Aanvraag tot deelname.
4. Stand
4.1 Inplanting en toekenning van de stands
De organisator bepaalt de locatie van de standplaatsen. Bij eventuele wijzigingen zal de organisator zoveel mogelijk rekening houden met de voorkeuren van de exposanten. Exposanten die niet akkoord gaan met de beslissingen van de organisator omtrent de standplaats inplanting kunnen hieraan geen recht ontlenen tot enige fout of ontbinding van de overeenkomst ten nadele van de organisator.
4.2 Onderverhuring. Overdracht van stand
De exposant mag in geen geval het geheel of een deel van de aan hem toegekende stand of het gebruik ervan aan derden (zelfs gratis) overdragen of verhuren zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de organisator.
De exposant mag deze toelating niet overdragen.
4.3 Inrichting der stands
De organisator stuurt de exposant te gepasten tijde alle nodige inlichtingen betreffende de opbouw en ontruiming van de stands. De exposant moet de bepalingen in acht nemen die in het inschrijvingsformulier en in dit reglement opgenomen zijn wat de inrichting van zijn stand betreft. De exposant zorgt zelf voor het uitzicht van zijn stand en de tentoongestelde artikels en/of diensten. De speciale decoratie van de stands moet passen bij de algemene decoratie (tapijten, wanden en verplichte verlichting).
4.4 Laattijdige opbouw van de stand
Ingeval de stand niet volledig ingericht is volgens het voorziene uurrooster van de kalender (zie deelnameformulier), zullen de daardoor opgelopen meerkosten qua elektriciteit, bewaking, onderhoud e.a. vallen ten laste van de exposant.
4.5 Standbeheer
1°De exposant verbindt zich er uitdrukkelijk toe om de stand waarop het contract betrekking heeft gedurende de volledige duur van de betrokken beurs(en) ingericht te houden en deze te bezetten om het publiek te ontvangen tijdens de openingsuren van de beurs(en).
2° De stand bevindt zich steeds in een onberispelijke staat (wat onder meer inhoudt dat losse verpakkingen, persoonlijke garderobe en andere elementen die niet nodig zijn voor de presentatie uit het zicht van de bezoekers moeten worden geplaatst).
3° Behoudens overmacht, indien de exposant zijn stand niet heeft ingericht vóór de opening van de beurs(en) overeenkomstig het contractuele tijdschema, kan de organisatie Publifair, na voorafgaande kennisgeving, de stand toewijzen aan een andere exposant, zonder enige vergoeding. Alle gefactureerde bedragen aan de in gebreke blijvende exposant blijven in dat geval verschuldigd.
4° De exposant verbindt zich er uitdrukkelijk toe om de stand gedurende de volledige duur van de beurs(en) ingericht te houden en deze te bezetten om het publiek te ontvangen tijdens de openingsuren van de beurs(en).
5. Schade en aansprakelijkheid
In geval van vernielingen aangericht aan goederen of lokalen die ter beschikking van de exposanten werden gesteld, zullen de kosten van herstelling van beschadigde goederen ten laste vallen van de aansprakelijke exposant. Het gebruik van verf, zelfklevers, spijkers enz. wordt niet toegelaten op de standen die via Publifair werden gehuurd, noch op de wanden en op de vloer van de stand. Het plaatsen van vast tapijt impliceert dat er rekening dient te worden gehouden met het feit dat het plakband verwijderd moet worden bij de ontruiming. Wij zien ons verplicht volgende prijzen te eisen voor:
• Verfvlekken en andere: 75 €/m² met een minimum van 1 m² (bijkomstige vlekken die op een afstand van meer dan 50 cm gelegen zijn worden beschouwd als afzonderlijke vlekken);
• Krassen en schade aangericht door zwaar materieel: 50 € per beschadigde plaats;
• Resten kleefstof en plakband: 15 €/de lopende meter met een maximale breedte van 5 cm;
• Verwijdering van afval bij opbouw en ontruiming van de stand: 50 € + 40 €/m³.
6. Bezoekers
6.1 Toegankelijkheid van de vakbeurzen
De vakbeurzen zijn uitsluitend toegankelijk voor professionals. Enkel bezoekers met een geldige uitnodiging of een geldig toegangsbewijs krijgen toegang tot het evenement.
Aan journalisten, afgevaardigden van beroepsverenigingen en andere personen voor wie een bezoek een professioneel belang heeft, kan een speciale toegangskaart worden verstrekt. Voor exposanten geldt een afzonderlijke toegangsregeling.
De zakelijke sfeer van de vakbeurzen dient door de exposanten volledig te worden gerespecteerd. Bij overtreding kan de organisator maatregelen nemen zonder dat de exposant hiertegen verhaal kan hebben.
6.2 Recht tot weigering
De organisator heeft het recht om bepaalde bezoekers de toegang te weigeren, zonder dat hiervoor een verantwoording hoeft te worden gegeven.
7. Juridische principes
7.1 Aansprakelijkheid inzake de inrichting van het evenement
De organisator kan nooit aansprakelijk worden gesteld, indien welk evenement dan ook door overmacht in het gedrang zou komen. Indien om één of andere reden, onafhankelijk van de wil van de organisator, een evenement niet kan doorgaan of openings- en sluitingsdata gewijzigd worden, kunnen de exposanten geen verbreking van het contract inroepen en evenmin aanspraak maken op een schadevergoeding. De gefactureerde bedragen zullen in dat geval slechts kunnen worden gecrediteerd na afhouding van alle reeds gemaakte voorbereidingskosten.
7.2 Elektriciteit en andere diensten
In geen enkel geval kan de organisator aansprakelijk worden gesteld voor het geheel of gedeeltelijk uitvallen van elektriciteit, verlichting of andere diensten, ook indien dit de uitvoering van de geplande activiteiten zou bemoeilijken of verhinderen.
Dit reglement is eveneens van toepassing in geval van brand, diefstal, verlies of beschadiging van welke aard dan ook.
Indien een gevraagde dienst door overmacht niet of niet tijdig aan de exposant ter beschikking kan worden gesteld, kan de exposant geen schadevergoeding van de organisator of de Nekkerhal vorderen.
7.3 Aansprakelijkheid van de organisator over de goederen van de exposanten
De organisator is niet aansprakelijk voor problemen met goederen van de exposant waarop een recht van inhouding of pandrecht wordt uitgeoefend, indien deze goederen niet binnen de vastgestelde termijn door de exposant zijn opgehaald.
7.4 Aansprakelijkheid bij ongevallen
De exposant is alleen aansprakelijk voor ongevallen die zich op zijn stand voordoen tijdens zijn aanwezigheid op het evenement.
7.5 Aansprakelijkheid voor geschillen
De organisator kan niet aansprakelijk worden gesteld voor klachten of geschillen die ontstaan tussen exposanten, leveranciers of andere dienstverleners die in het exposantendossier vermeld staan.
7.6 Beschadigingen
Exposanten zijn aansprakelijk voor alle schade die zijzelf of hun vertegenwoordigers veroorzaken aan de Nekkerhal, andere exposanten of derden tijdens hun deelname aan het evenement.
Indien schade wordt toegebracht aan eigendommen van de Nekkerhal, worden de kosten voor eventuele expertises en herstelwerkzaamheden automatisch doorbelast aan de exposant die de schade heeft veroorzaakt.
7.7 Aansprakelijkheid voor geschillen met derden
De organisator kan niet aansprakelijk worden gesteld voor klachten of geschillen die ontstaan tussen exposanten, leveranciers of andere dienstverleners die in het exposanten dossier vermeld staan.
8. Verzekeringen
8.1 Verplichtingen
Door het deelnameformulier te ondertekenen, verklaren de exposanten dat zij alle wettelijk verplichte verzekeringen hebben afgesloten (zowel voor henzelf als voor hun personeel) en dat de dekking hen geldig is verleend, minstens voor de periode van de beurs en de acht daaropvolgende dagen. Zij verklaren tevens dat hun burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering uitbating een geldige dekking biedt, en dat de BA-uitbatingspolis van de Nekkerhal in geen geval zal tussenkomen, zelfs niet als aanvullende dekking, voor schadegevallen waarvoor de exposant aansprakelijk is.
8.2 Afstand van verhaal
De exposanten doen afstand van elk verhaal tegen de organisator, de Nekkerhal en hun vertegenwoordigers, en verbinden zich ertoe deze verbintenis mee te delen aan hun eigen leveranciers of onderaannemers door hen uit te nodigen met dezelfde afstand van verhaal in te stemmen.
9. Verloop van het evenement
9.1 Shows en geluidsinstallaties
Exposanten mogen shows organiseren voor zover deze andere exposanten en bezoekers niet hinderen. Muziek is slechts toegelaten mits schriftelijke toestemming en na controle van de installatie door de bevoegde diensten. Het geluidsvolume bij shows mag de 70 dBA niet overschrijden. Bij overtreding wordt de installatie afgesloten.
9.2 Wegname van goederen
Vanaf de eerste dag van opbouw is het verboden om het even welk voorwerp uit de hallen weg te halen zonder uitgangstoelating. Om stalen, tentoongestelde of ter plaatse vervaardigde producten weg te halen, dienen exposanten een vergunning aan te vragen bij het secretariaat. Deze vergunning moet aangehecht blijven aan alle producten die de hallen verlaten tijdens de opbouw of de openingsperiode.
Goederen die niet op de vastgestelde data worden weggenomen, worden op risico en kosten van de exposant opgeslagen. Indien de exposant deze goederen niet binnen drie dagen na de afbouw heeft opgehaald, mag de organisator overgaan tot opruiming en opstapeling op kosten en risico van de exposant.
10.Publiciteit
Op straffe van onmiddellijke sluiting van de stand zonder voorafgaande kennisgeving of vergoeding:
Het is de exposant verboden om enige vorm van publiciteit te voeren die niet inherent is aan het onderwerp van de beurs waarop het contract betrekking heeft. In het bijzonder is het verboden om publiciteit, flyers of enige andere vorm van informatie op gelijk welk medium te verspreiden buiten de stand waarop het contract betrekking heeft.
Het is verboden om enige publiciteit te voeren, in welke vorm dan ook, die andere exposanten en/of het publiek kan hinderen.
Het is verboden om uitstekende voorwerpen te plaatsen, om te schilderen of affiches te kleven op de buitenzijde van de stand waarop het contract betrekking heeft en op de elementen van de algemene infrastructuur (muren van het gebouw, kolommen, balustrades, deuren, enz.).
De publiciteit moet bovendien voldoen aan de “Code van eerlijke praktijken inzake reclame” opgesteld door de Internationale Kamer van Koophandel.
11. Bevoegde rechtbank en toepasselijk recht
Op alle overeenkomsten tussen de organisator en de exposant is het Belgisch recht van toepassing. Bij betwisting is uitsluitend de rechtbank van Mechelen
12. Algemene veiligheid
12.1 Uitgangen
De algemene instructies die door de brandweerdiensten worden gegeven inzake veiligheid moeten te allen tijde door de exposant worden nageleefd.
- Alle uitgangen zijn aangeduid met pictogrammen. De deuren van de nooduitgangen moeten volledig vrij blijven. Dit betekent dat geen enkele bevestiging aan de deuren is toegestaan. Evenmin is enige andere vorm van obstructie voor of achter deze deuren toegestaan.
- De totale breedte van de uitgangen in elke hal is, in doorgangseenheden (DE), gelijk aan het aantal personen dat deze zouden gebruiken om de uitgang te bereiken.
12.2 Brandbeveiliging
- Brandkranen, brandblussers en alarmknoppen moeten te allen tijde volledig vrij en zichtbaar zijn. Ze moeten steeds toegankelijk zijn zonder moeilijkheden en zonder verplaatsing van voorwerpen.
- De aanduidingen van de locatie van brandkranen, brandblussers en alarmknoppen worden op ooghoogte van de doorgangen geplaatst. De normale verlichting en de noodverlichting maken ze vanop grote afstand zichtbaar.
- Er moet een permanente controle worden uitgevoerd om brand tijdig te voorkomen of te detecteren, of om deze te bestrijden in afwachting van de komst van de brandweer.
- De brandweer moet onmiddellijk worden verwittigd bij elke beginnende brand, zelfs wanneer deze met eigen middelen wordt geblust.
- Het aanwezige personeel moet door Publifair worden geïnformeerd over de brandgevaarlijke risico’s. Zij moeten de opgestelde plannen ontvangen met aanduiding van nooduitgangen, brandkranen en brandblussers. Het veiligheidspersoneel moet worden opgeleid in het correct gebruik van de uitrusting en de efficiënte evacuatie van de zalen.
13. Afval en verpakkingen
13.1 Afval, papier, karton en andere brandbare materialen moeten regelmatig worden verwijderd van de stands en hun omgeving. Dozen, vaten en verpakkingen mogen zich niet bevinden in of achter de stands. Verpakkingen die hun inhoud niet meer bevatten, moeten onmiddellijk worden verwijderd.
13.2 Indien de exposant deze regels niet naleeft, heeft Publifair het recht om het afval en de verpakkingen te verwijderen. Dit gebeurt op kosten en risico van de exposant. Het is strikt verboden om kisten, containers en verpakkingen op te slaan in de ruimtes; deze moeten onmiddellijk worden verwijderd.
13.3 Indien de verwijdering niet onmiddellijk gebeurt, behoudt Publifair zich het recht voor om deze goederen te laten verwijderen op kosten van de exposant.
14. GDPR
Overeenkomstig de toepasselijke regelgeving verwerkt Publifair de gegevens die door de exposant worden verstrekt uitsluitend met als doel de goede organisatie van de beurs(en) die zij organiseert. De exposant heeft te allen tijde recht op toegang, correctie en verwijdering van zijn gegevens door contact op te nemen via policy@publifair.be.