1.Toepasselijkheid van de algemene voorwaarden

1.1 Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op de contractuele verhouding en alle verbintenissen tussen de Organisator, enerzijds, en de Kandidaat-exposant of de Exposant, anderzijds, met betrekking tot de Aanvraag tot deelname, de Aanvaarding en de deelname aan de Beurs.

1.2 Door de indiening van de Aanvraag tot deelname overeenkomstig artikel 3 van deze Algemene Voorwaarden, verklaart de Kandidaat-exposant uitdrukkelijk dat alle verbintenissen tussen hem en de Organisator met betrekking tot de Beurs door deze Algemene Voorwaarden worden beheerst, met uitsluiting van zijn eigen algemene voorwaarden, zelfs als die later dan deze Algemene Voorwaarden zijn opgesteld

1.3 Om geldig te zijn, moet elke afwijking van deze Algemene Voorwaarden voorafgaandelijk, uitdrukkelijk en schriftelijk door de Organisator worden aanvaard. 

 2.Tarieven, facturatie en betalingsvoorwaarden

2.1 De Exposant verklaart zich uitdrukkelijk akkoord met elektronische facturatie.

2.2 De verschuldigde bedragen worden als volgt gefactureerd:

• Een voorschot van 30% van alle verschuldigde bedragen (het “Voorschot”) acht dagen na aanvaarding van de aanvraag tot deelname;
• Het resterende saldo (70%) van alle verschuldigde bedragen moet uiterlijk 60 dagen vóór de openingsdatum van de beurs zijn voldaan.(04/12/2026)
• Betalingen voor technische bestellingen dienen minstens 30 dagen vóór de openingsdatum van de beurs te worden voldaan.

Technische bestellingen zijn steeds onder voorbehoud van beschikbaarheid en worden pas definitief bevestigd na verificatie door de organisator.

2.3 Betalingen vanuit of in het buitenland

• Bankkosten in verband met betalingen of terugbetalingen afkomstig van buitenlandse exposanten vallen ten laste van de exposant

2.4 Recht van inhouding en pandgeving

De organisator beschikt over een recht van inhouding op alle goederen van de exposant die zich in de hallen bevinden naar aanleiding van het evenement, en dit tot op het ogenblik van volledige betaling van alle verschuldigde bedragen.

Vanaf de sluiting van het evenement wordt dit recht van inhouding omgezet in een pandrecht totdat zekerheid is verkregen over de betaling van alle uitstaande bedragen.

De organisator en de Nekkerhal behouden zich het recht voor de goederen tijdelijk op te slaan in hun magazijn. De goederen worden vrijgegeven na volledige betaling van de facturen, vermeerderd met eventuele magazijnkosten.

Indien de exposant niet alle uitstaande bedragen betaalt binnen 15 dagen na de sluiting van het evenement, kunnen de organisator en de Nekkerhal het pandrecht uitoefenen en de in pand genomen goederen verkopen om de betaling te innen.

2.5 Betalingsvoorwaarden

• Facturen dienen uiterlijk binnen 30 dagen na factuurdatum te worden betaald, netto en zonder korting of verrekening.
• Indien een factuur minder dan 30 dagen vóór of na de openingsdatum van de beurs wordt opgemaakt, is deze contant betaalbaar bij ontvangst, netto en zonder korting of verrekening.
• Betalingen aan een vertegenwoordiger of aangestelde van de organisator zijn niet bevrijdend, tenzij voorafgaandelijk schriftelijk goedgekeurd door de organisator.
• Elk bezwaar tegen een factuur moet binnen 8 dagen na factuurdatum schriftelijk worden meegedeeld aan de organisator.

Een dergelijk bezwaar:

• heeft geen invloed op de verplichting tot betaling van andere opeisbare facturen;
• verleent geen recht om enige betalingsverplichting of andere verbintenis op te schorten.

 2.6 Niet-tijdige betaling

Bij laattijdige betalingen worden de facturen op forfaitaire basis met 15% verhoogd. Daarenboven geldt jaarlijkse interestvoet van 15%

Opeisbaarheid van de gehele schuldvordering:

De niet-betaling van facturen op hierboven vermelde vervaldatums brengt de onmiddellijke opeisbaarheid van rechtswege met zich mee van de volledige schuldvordering.

 2.7 Afstand van deelname door de exposant of vermindering van de gevraagde  oppervlakte of aanpassing of aanpassing van het gekozen type standplaats

De deelname aan de beurs door elke exposant vormt een wezenlijke voorwaarde voor het welslagen ervan, hetgeen door de exposant uitdrukkelijk wordt erkend. Vanaf de aanvaarding gebeurt de organisatie en planning van de beurs rekening houdend met en in functie van de deelname van de exposant.

Elke wijziging door de exposant aan zijn deelname heeft belangrijke gevolgen voor de organisatie en planning van de beurs, afhankelijk van de nabijheid van de openingsdatum.

De exposant heeft te allen tijde het recht om af te zien van zijn deelname, dan wel een vermindering van de gevraagde oppervlakte of een aanpassing van het gekozen type standplaats aan te vragen, onder de volgende voorwaarden.

 2.7.1 Afstand van deelname

Ingeval van afstand van deelname door de exposant is deze van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling de volgende forfaitaire opzeggingsvergoedingen verschuldigd:

• Bij annulatie tot uiterlijk drie maanden vóór de openingsdatum van de beurs: een vergoeding gelijk aan 50% van de totale verschuldigde bedragen;
• Bij annulatie minder dan drie maanden maar meer dan één  maand vóór de openingsdatum van de beurs: een vergoeding gelijk aan 75% van de totale verschuldigde bedragen;
• Bij annulatie minder dan één maand vóór de openingsdatum van de beurs of bij niet-deelname zonder voorafgaande annulatie: een vergoeding gelijk aan  100% van de totale verschuldigde bedragen en reeds gemaakte kosten zoals supra verschuldigd.

Indien de exposant de verschuldigde bedragen correct voldoet, ziet Publifair af van elke andere schadeclaim.

Exposanten die hun facturen niet op de vervaldag betalen, worden geacht af te zien van deelname aan de beurs waarvoor zij zich hebben ingeschreven. In dat geval zijn zij automatisch onderworpen aan de hierboven vermelde annulerings- en betalingsbepalingen.

 2.8 Vermindering van oppervlakte / aanpassing type standplaats

2.8.1 De organisator behoudt zich het recht voor om een aanvraag tot vermindering van oppervlakte of wijziging van het type standplaats naar eigen goeddunken te aanvaarden of te weigeren.

2.8.2 In geval van aanvaarding is de exposant, naast de verschuldigde bedragen voor de aangepaste oppervlakte of het gewijzigde type standplaats, van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een opzeggingsvergoeding verschuldigd gelijk aan het verschil tussen:

• de oorspronkelijke verschuldigde bedragen; en
• de aangepaste verschuldigde bedragen.

2.8.3 In geval van niet-tijdige betaling van de in dit artikel bedoelde opzeggingsvergoedingen, zijn de bepalingen inzake niet-tijdige betaling van toepassing zoals voorzien in artikel 2.5

3. Aanvraag tot deelname

 3.1 Kandidaat-exposant dient zijn Aanvraag tot deelname bij de Organisator in te dienen hetzij door middel van het daartoe door de Organisator ter beschikking gestelde aanvraagformulier.

 3.2 De indiening van de Aanvraag tot deelname door de Kandidaat-exposant overeenkomstig artikel 3.1 vormt een bindend en onherroepelijk aanbod van zijn kant om deel te nemen aan de Beurs onder de voorwaarden die vermeld zijn in deze Algemene Voorwaarden, in de Tariefvoorwaarden en in zijn Aanvraag tot deelname.

4. Stand

4.1 Inplanting en toekenning van de stands:

De organisator bepaalt de locatie van de standplaatsen. Bij eventuele wijzigingen zal de organisator zoveel mogelijk rekening houden met de voorkeuren van de exposanten. Exposanten die niet akkoord gaan met de beslissingen van de organisator omtrent de standplaatsinplanting kunnen hieraan geen recht ontlenen tot enige fout of ontbinding van de overeenkomst ten nadele van de organisator.

4.2 Onderverhuring. overdracht van stand:

De exposant mag in geen geval het geheel of een deel van de aan hem toegekende stand of het gebruik ervan aan derden (zelfs gratis) overdragen of verhuren zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de organisator.

De exposant mag deze toelating niet overdragen.

4.3  Inrichting der stands:

De organisator stuurt de exposant te gepasten tijde alle nodige inlichtingen betreffende de opbouw en ontruiming van de stands. De exposant moet de bepalingen in acht nemen die in het inschrijvingsformulier en in dit reglement opgenomen zijn wat de inrichting van zijn stand betreft. De exposant zorgt zelf voor het uitzicht van zijn stand en de tentoongestelde artikels en/of diensten. De speciale  decoratie van de stands  moet  passen  bij  de  algemene  decoratie  (tapijten,  wanden  en verplichte verlichting).

 4.4 Laattijdige opbouw van de stand:

Ingeval de stand niet volledig ingericht is volgens het voorziene uurrooster van de kalender (zie

deelnameformulier), zullen de daardoor opgelopen meerkosten qua elektriciteit, bewaking, onderhoud e.a vallen van exposant.

 5. Schade en aansprakelijkheid

In geval van vernielingen aangericht aan goederen of lokalen die ter beschikking van de exposanten

werden gesteld, zullen de kosten van herstelling van beschadigde goederen ten laste vallen van de aansprakelijke exposant. Het gebruik van verf, zelfklevers, spijkers .... wordt niet toegelaten op de standen die via Publifair werden gehuurd, noch op de wanden en op de vloer van de stand. Het plaatsen van vast tapijt impliceert dat er rekening dient te worden gehouden met het feit dat het plakband verwijderd moet worden bij de ontruiming. Wij zien ons verplicht volgende prijzen te eisen voor:

• Verfvlekken en andere: 75€/m2  met een minimum van 1 m2  (bijkomstige vlekken die op een afstand van meer dan 50 cm gelegen zijn worden beschouwd als afzonderlijke vlekken)
• Krassen en schade aangericht door zwaar materieel: 50€ per beschadigde plaats.
• Resten kleefstof en plakband: 15€/ de lopende meter met een maximale breedte van 5 cm.
• Verwijdering van afval bij opbouw en ontruiming van de stand: 50€ + 40€/m3

 6. Bezoekers

6.1 Toegankelijkheid van de vakbeurzen

De vakbeurzen zijn uitsluitend toegankelijk voor professionals. Enkel bezoekers met een geldige uitnodiging of een geldig toegangsbewijs krijgen toegang tot het evenement.

Aan journalisten, afgevaardigden van beroepsverenigingen en andere personen voor wie een bezoek een professioneel belang heeft, kan een speciale toegangskaart worden verstrekt. Voor exposanten geldt een afzonderlijke toegangsregeling.

De zakelijke sfeer van de vakbeurzen dient door de exposanten volledig te worden gerespecteerd. Bij overtreding kan de organisator maatregelen nemen zonder dat de exposant hiertegen verhaal kan hebben.

 6.2 Recht tot weigering

De organisator heeft het recht om bepaalde bezoekers de toegang te weigeren, zonder dat hiervoor een verantwoording hoeft te worden gegeven.

 7. Juridische principes

 7.1 Aansprakelijkheid inzake de inrichting van het evenement

 De organisator en Wallonie Expo kunnen nooit aansprakelijk worden gesteld, indien welk evenement dan ook door overmacht in het gedrang zou komen. Indien om één of andere reden, onafhankelijk van de wil van de organisator, een evenement niet kan doorgaan of openings- en sluitingsdata gewijzigd worden, kunnen de exposanten geen verbreking van het contract inroepen en evenmin aanspraak maken  op  een  schadevergoeding.  De gefactureerde bedragen  zullen  in  dat  geval  slechts kunnen worden gecrediteerd na afhouding van alle reeds gemaakte voorbereidingskosten.

 7.2 Elektriciteit en andere diensten

In geen enkel geval kan de organisator  aansprakelijk worden gesteld voor het geheel of gedeeltelijk uitvallen van elektriciteit, verlichting of andere diensten, ook indien dit de uitvoering van de geplande activiteiten zou bemoeilijken of verhinderen.

Dit reglement is eveneens van toepassing in geval van brand, diefstal, verlies of beschadiging van welke aard dan ook.

Indien een gevraagde dienst door overmacht niet of niet tijdig aan de exposant ter beschikking kan worden gesteld, kan de exposant geen schadevergoeding van de organisator of de Nekkerhal vorderen.

 7.3 Aansprakelijkheid van de organisator over de goederen van de exposanten:

De organisator is niet aansprakelijk voor problemen met goederen van de exposant waarop een recht van inhouding of pandrecht wordt uitgeoefend, indien deze goederen niet binnen de vastgestelde termijn door de exposant zijn opgehaald.

7.4 Aansprakelijkheid bij ongevallen

De exposant is alleen aansprakelijk voor ongevallen die zich op zijn stand voordoen tijdens zijn aanwezigheid op het evenement.

7.5 Aansprakelijkheid voor geschillen

De organisator kan niet aansprakelijk worden gesteld voor klachten of geschillen die ontstaan tussen exposanten, leveranciers of andere dienstverleners die in het exposanten dossier vermeld staan.

7.6 Beschadigingen

Exposanten zijn aansprakelijk voor alle schade die zijzelf of hun vertegenwoordigers veroorzaken aan de Nekkerhal, andere exposanten of derden tijdens hun deelname aan het evenement.

Indien schade wordt toegebracht aan eigendommen van de Nekkerhal, worden de kosten voor eventuele expertises en herstelwerkzaamheden automatisch doorbelast aan de exposant die de schade heeft veroorzaakt.