Privacybeleid - Publifair BV

PRIVACYBELEID – PUBLIFAIR BV

1.1

Publifair BV (hierna: “Publifair”, “wij”, “ons”) is een vennootschap naar Belgisch recht, actief in de

organisatie van live evenementen, beurzen en het beheer van eventlocaties.

1.2

Publifair hecht het grootste belang aan de bescherming van persoonsgegevens en verbindt zich ertoe

deze te verwerken op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze. Persoonsgegevens van

klanten (waaronder exposanten, deelnemers, bezoekers, organisatoren, sprekers, adverteerders,

leden, partners en prospecten), evenals van leveranciers en andere stakeholders, worden met de

nodige zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid behandeld.

1.3

Elke verwerking van persoonsgegevens gebeurt in overeenstemming met de toepasselijke wet- en

regelgeving inzake gegevensbescherming, met inbegrip van de Algemene Verordening

Gegevensbescherming (“AVG”) en de relevante Belgische wetgeving.

1.4

Dit privacybeleid (het “Beleid”) beschrijft de wijze waarop Publifair persoonsgegevens verzamelt,

gebruikt, bewaart en beschermt, alsook de rechten van betrokkenen en de wijze waarop deze kunnen

worden uitgeoefend.

2.1

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:

Publifair BV

Maatschappelijke zetel: Isidoor Meyskensstraat 224/bus 10, 1780 Wemmel, België

Ondernemingsnummer: BE1035.887.546

2.2

Publifair treedt op als (gezamenlijk) verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4, 7) AVG en,

waar van toepassing, artikel 26 AVG. Zij bepaalt de doeleinden en de essentiële middelen van de

verwerking. Eventuele lokale entiteiten of partners handelen in voorkomend geval als (gezamenlijke)

verwerkingsverantwoordelijken of verwerkers.

3.1

Voor alle vragen omtrent dit Beleid of de verwerking van persoonsgegevens kan contact worden

opgenomen via:

– Post: Isidoor Meyskensstraat 224/bus 9, 1780 Wemmel, België

– E-mail: policy@publifair.be

3.2

Functionaris voor gegevensbescherming (DPO): policy@publifair.be

Onder “persoonsgegevens” wordt verstaan: alle informatie betreffende een geïdentificeerde of

identificeerbare natuurlijke persoon, zoals bepaald in artikel 4, 1) AVG, waaronder maar niet beperkt

tot naam, contactgegevens, identificatienummers, locatiegegevens en online identificatoren.

Dit Beleid is van toepassing op alle natuurlijke personen van wie Publifair persoonsgegevens

verwerkt, waaronder:

– exposanten

– organisatoren

– bezoekers

– nieuwsbriefabonnees

– mediagebruikers

– sprekers

– platformgebruikers

– communityleden

– zakelijke contacten en prospecten

Publifair kan onder meer de volgende categorieën van persoonsgegevens verwerken:

– identificatiegegevens (naam, voornaam, functie)

– contactgegevens (e-mail, telefoonnummer, adres)

– bedrijfsgegevens

– eventdata en deelname-informatie

– marketing- en communicatievoorkeuren

– gegevens inzake gebruik van digitale platformen

– gegevens afkomstig van smart badges of vergelijkbare technologieën

– technische gegevens (IP-adres, cookies, device-informatie)

– gegevens afkomstig uit externe databronnen (voor zover wettelijk toegestaan)

7.1

Persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

– organisatie en beheer van evenementen en diensten

– klantenbeheer en contractuele uitvoering

– marketing- en communicatieactiviteiten

– analyse en optimalisatie van diensten

– naleving van wettelijke verplichtingen

– beveiliging en fraudepreventie

7.2

De verwerking gebeurt op basis van de volgende rechtsgronden (artikel 6 AVG):

– uitvoering van een overeenkomst

– toestemming van de betrokkene

– naleving van een wettelijke verplichting

– gerechtvaardigd belang van Publifair, mits afweging van belangen

Publifair kan persoonsgegevens delen met:

– verbonden vennootschappen en groepsbedrijven

– externe dienstverleners en verwerkers

– commerciële partners en medeorganisatoren

– exposanten (bij deelname aan events)

– bevoegde overheidsinstanties (indien wettelijk vereist)

Alle derden zijn contractueel gebonden tot vertrouwelijkheid en naleving van de toepasselijke

regelgeving.

Indien persoonsgegevens worden doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER),

gebeurt dit uitsluitend met inachtneming van passende waarborgen conform hoofdstuk V AVG, zoals:

– standaardcontractbepalingen (SCC’s) goedgekeurd door de Europese Commissie

– adequaatheidsbesluiten

– andere wettelijk toegestane mechanismen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij

werden verzameld, tenzij een langere bewaartermijn vereist of toegestaan is op grond van wet- of

regelgeving.

De concrete bewaartermijnen worden bepaald op basis van:

– contractuele verplichtingen

– wettelijke bewaarplichten

– gerechtvaardigde belangen

Betrokkenen beschikken over de volgende rechten overeenkomstig de AVG:

– recht op inzage

– recht op rectificatie

– recht op gegevenswissing (“recht op vergetelheid”)

– recht op beperking van de verwerking

– recht op overdraagbaarheid van gegevens

– recht van bezwaar

– recht om toestemming in te trekken

Verzoeken kunnen worden gericht aan: policy@publifair.be

Daarnaast heeft de betrokkene het recht om een klacht in te dienen bij de

Gegevensbeschermingsautoriteit.

Publifair implementeert passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens

te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking, verlies, vernietiging of

beschadiging, in overeenstemming met artikel 32 AVG.

De diensten van Publifair zijn niet gericht op kinderen jonger dan 13 jaar. Publifair verzamelt niet

bewust persoonsgegevens van minderjarigen zonder toestemming van een ouder of wettelijke

vertegenwoordiger.

Dit Beleid is niet van toepassing op websites of diensten van derden waarnaar via links wordt

verwezen. Publifair aanvaardt geen aansprakelijkheid voor het privacybeleid van dergelijke derden.

Publifair behoudt zich het recht voor dit Beleid te allen tijde te wijzigen. De meest recente versie is

steeds beschikbaar via de gebruikelijke communicatiekanalen. Wij raden aan dit Beleid regelmatig te

raadplegen.